Consulente

Il Consulente viene abilitato dal fornitore (Software house). Il Consulente condivide la documentazione con i propri clienti aziende e dipendenti delle stesse con i quali ha un rapporto di natura professionale in essere.

 

Che cosa può fare il Consulente?

L’utente è autorizzato a:

• Aggiornare i propri dati
• Caricare e manutenere le anagrafiche delle aziende e dei relativi amministratori
• Caricare e manutenere le anagrafiche dei dipendenti
• Generare le credenziali per l’accesso degli amministratori delle aziende
• Generare le credenziali per l’accesso dei dipendenti/consulenti
• Pubblicare documenti (cedolini, C.U., documenti aziendali, prospetti aziendali e documenti personali)
• Abilitare la notifica tramite email e/o sms
• Cambiare ruolo qualora sia stato definito all’interno del sistema con ruoli diversi, utilizzando sempre le stesse credenziali di accesso.

 

Il Consulente, relativamente al proprio profilo, dispone delle seguenti funzioni:

• Aggiornamento dati personali
• Attivazione/disattivazione e-mail di notifica
• Aggiornamento dati consulente
• Modifica password di accesso.

 

L’utente, in area Aziende, dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca
• Elenco aziende
• Importazione e gestione anagrafiche aziende
• Gestione amministratori di azienda (con relative credenziali di accesso al sistema).

 

L’utente, in area Dipendenti, dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca
• Elenco dipendenti per azienda
• Importazione e gestione anagrafiche dipendenti (con relative credenziali di accesso al sistema).

 

L’utente, in area Report, dispone della seguente funzione:

• Filtri per date
• Riepilogo delle pubblicazioni di ogni azienda
• Riepilogo paghe per competenza
• Riepilogo sms inviati nel periodo.

 

L’utente, in area Paghe, dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca
• Elenco dei documenti pubblicati
• Importazione e pubblicazione file unico delle buste paga del singolo mese per singola azienda o multiazienda
• Importazione e pubblicazione di una singola busta paga
• Lista elaborazione file paghe
• Report Cedolini scaricati e non.

 

L’utente, in area C.U., dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca
• Elenco delle C.U. pubblicate
• Importazione e pubblicazione C.U.
• Lista Elaborazioni file C.U.
• Report C.U. scaricate e non

 

L’utente, in area Documenti aziendali, dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca per descrizione
• Elenco dei documenti pubblicati
• Importazione singolo documento
• Pubblicazione per singolo dipendente o più dipendenti
• Pubblicazione nella bacheca aziendale.

 

L’utente, in area Prospetti aziende, dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca
• Elenco dei prospetti pubblicati
• Importazione e pubblicazione documenti per aziende.

 

L’utente, in area Documenti personali, dispone delle seguenti funzioni:

• Filtri di ricerca
• Elenco dei prospetti pubblicati
• Importazione e pubblicazione documenti personali.

Profilo

Accedendo al proprio profilo, cliccando sopra allo username visualizzato in alto a sinistra, il Consulente potrà:

• Variare i dati personali e del consulente

• Effettuare il reset della password di accesso a Cloudoc
• Impostare il proprio logo, qualora trattasi di un consulente di tipo Premium
• Visionare l’informativa sulla privacy
• Prendere visione dei termini del servizio.

 

Nella propria HOME PAGE saranno visualizzati eventuali messaggi di notifica rivolti al Consulente loggato nel sistema e la bacheca riportante gli ultimi documenti pubblicati.

 

Da menù di navigazione laterale a sinistra si potrà accedere a:

• Gestione delle paghe
• Gestione delle C.U.
• Gestione dei Documenti aziendali
• Gestione dei Prospetti aziendali
• Gestione dei Documenti personali
• Report riepilogativo delle pubblicazioni effettuate nel periodo selezionato e degli eventuali sms inviati
• Gestione delle Aziende
• Gestione dei Dipendenti.

Aziende

Al click sulla voce di menù di sinistra ‘Aziende’ l’utente accederà all’elenco delle aziende (associate al consulente in essere) con possibilità di applicare parametri di ricerca tramite appositi filtri posizionati a sinistra della schermata stessa.

Caricamento singola azienda

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde ‘Nuova azienda’ è possibile inserire l’anagrafica di una nuova azienda.

I campi obbligatori sono:

• Ragione Sociale
• Codice Fiscale
• Indirizzo
• Cap
• Comune
• Provincia

Dopo l’inserimento dei campi indicati è sufficiente salvare.

Creata l’azienda occorrerà assegnare la sua gestione ad un utente, persona fisica, al quale verrà assegnato il ruolo di “Amministratore Azienda”. Per assegnare il ruolo è sufficiente tornare sull’elenco delle aziende caricate e cliccare sull’azienda d’interesse (Ragione Sociale).

Cliccando sull’azienda compare la schermata sottostante da dove, oltre a poter modificare l’anagrafica stessa dell’azienda, si può assegnare il ruolo “Amministratore Azienda”. Per l’assegnazione è sufficiente cliccare sul tasto “Amministratori” e selezionare l’utente desiderato.

Caricamento multiplo delle aziende

Per caricare le anagrafiche aziende massivamente è sufficiente cliccare sul tasto in alto a destra di colore verde “Importa aziende”.

L’importazione massiva avviene tramite l’utilizzo di un file excell da compilare, come indicato, ed importare cliccando sul riquadro grigio con la dicitura “trascina il file da caricare (o clicca qui)”.

Tramite pulsante “Template per import Aziende” è possibile scaricare il modello vuoto da compilare e utilizzare per l’import corretto delle aziende.

 

Di seguito la struttura del file Excel:

• Ragione Sociale Azienda
• Partita Iva Azienda
• Codice Fiscale Azienda: deve corrispondere con quello specificato all’interno dei cedolini
• Nelle colonne D (Cognome) – E (Nome) – F (Codice Fiscale) – G (e-mail) – J (Cellulare) devono essere inseriti i dati della persona fisica che avrà il ruolo “Amministratore Azienda”. L’azienda potrà poi modificare e sostituire l’amministratore o aggiungerne
• La Username deve essere almeno di 8 caratteri
• La Password, se omessa, verrà generata automaticamente dal sistema
• Nella colonna K potrà essere specificato il codice azienda.

Importato il file il sistema conferma l’acquisizione corretta del file e l’elenco delle aziende importate.

Qualora nel file siano presenti degli errori, nessuna azienda verrà importata, verranno segnalati all’utente gli eventuali errori riscontrati che dovranno essere quindi corretti per poter effettuare nuovamente l’import del file.

Completata l’importazione delle aziende si può procedere con l’importazione delle anagrafiche dipendenti.

Dipendenti

Al click sulla voce di menù di sinistra ‘Dipendenti’ l’utente accederà all’elenco dei dipendenti (associati all’azienda selezionata come parametro nell’apposita sezione filtri a sinistra).

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde ‘Importa dipendenti’ è possibile importare i dipendenti di una o più aziende. Operazione necessaria anche per un solo dipendente.

L’importazione massiva avviene tramite l’utilizzo di un file excel da compilare, come indicato, ed importare cliccando sul riquadro grigio con la dicitura “trascina il file da caricare (O clicca qui)”.

Tramite pulsante ‘Template per import Dipendenti’ è possibile scaricare il modello vuoto da compilare e utilizzare per l’import corretto dei dipendenti.

 

Di seguito la struttura del file Excel:

• Codice Fiscale Azienda: deve corrispondere con quello specificato all’interno dei cedolini, l’azienda deve essere precedentemente caricata nel sistema;
• Nelle colonne B (Cognome) – C (Nome) – D (Codice Fiscale) – E (Email) – H  (Cellulare) devono essere inseriti i dati della persona fisica che avrà il ruolo “Dipendente”.
• La Username deve essere almeno di 8 caratteri;
• La Password, se omessa, verrà generata automaticamente dal sistema;

Qualora nel file siano presenti degli errori, nessun dipendente verrà importato, verranno segnalati all’utente gli eventuali errori riscontrati che dovranno essere quindi corretti per poter effettuare nuovamente l’import del file.

Importato il file il sistema confermerà l’acquisizione corretta del file e l’elenco dei dipendenti associati all’azienda.

Completata l’importazione delle anagrafiche dipendenti si potranno pubblicare i cedolini.

Dall’elenco dei dipendenti sarà possibile in qualsiasi momento accedere al dettaglio dell’anagrafica del dipendente stesso per visualizzare/modificare i dati.

Da questa schermata si potrà abilitare/disabilitare l’invio dei file al dipendente stesso (di default sono tutti abilitati).

Qualora il rapporto di lavoro cessasse, è possibile inserire la data di fine rapporto lavoro e l’eventuale data fino a cui l’utente dipendente potrà accedere al sistema Cloudoc.

Paghe

Al click sulla voce di menù di sinistra ‘Paghe’ l’utente accederà all’elenco dei cedolini caricati e pubblicati con possibilità di applicare parametri di ricerca tramite appositi filtri posizionati a sinistra della schermata stessa.

Importazione e pubblicazione cedolini

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde ‘Importa file paghe’ è possibile importare i LUL di tutti i dipendenti di una o più aziende.

Al fine di effettuare l’import:

• Selezionare l’azienda sulla quale si vuole operare (o lasciare ‘Multiazienda’ qualora nel file siano presenti i cedolini di diverse aziende)
• Selezionare il mese e l’anno di riferimento dei cedolini
• Inserire il Flag se occorre inoltrare, via email, la notifica all’utente che ha eseguito l’upload al termine dell’elaborazione
• Nella dashboard ‘trascina il file da caricare (o clicca qui)’ occorre caricare il file pdf contenente i cedolini di tutti i dipendenti dell’azienda selezionata.

Completato il caricamento comparirà la schermata sottostante. Per proseguire è sufficiente cliccare su “Lista elaborazioni”, dove comparirà l’elenco di tutte le elaborazioni effettuate nel corso del tempo, nella prima riga sarà riportata l’ultima elaborazione eseguita. Cliccando sul pulsante ‘Seleziona ’in fondo ad ogni riga a destra, si accederà al dettaglio della relativa elaborazione.

In rosso verranno evidenziati i cedolini/presenze che presentano errori che non potranno essere quindi, così’ come sono, essere distribuiti all’utente finale se non previa risoluzione manuale tramite apposito pulsante ‘Risolvi’ posto in fondo ad ogni riga a destra.

Per confermare l’elaborazione sarà sufficiente cliccare sul tasto “Conferma elaborazione”.

Tramite la funzione di conferma elaborazione il sistema si occuperà di distribuire ad ogni singolo dipendente i LUL di propria competenza. Allo stesso verrà notificata la ricezione di un nuovo file paghe tramite email o sms a seconda della configurazione iniziale.

Tornando all’elenco Paghe, l’utente Amministratore Consulente potrà, tramite appositi pulsanti posti a sinistra del tasto ‘Cerca’ nella dashboard dei filtri di ricerca, effettuare il download del report, in formato CSV e/o PDF riportante il riepilogo dei file elaborarti e per ognuno di essi l’informazione se lo stesso è stato scaricato o meno dal dipendente.

C.U. (Certificazioni Uniche)

Al click sulla voce di menù di sinistra C.U. l’utente accederà all’elenco dei documenti caricati e pubblicati con possibilità di applicare parametri di ricerca tramite appositi filtri posizionati a sinistra della schermata stessa.

Importazione e pubblicazione C.U.

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde ‘Importa file CU’ è possibile importare le C.U. di tutti i dipendenti di una o più aziende.

Al fine di effettuare l’import

• Inserire il Flag se occorre inoltrare, via email, la notifica all’utente che ha eseguito l’upload al termine dell’elaborazione
• Nella dashboard ‘trascina il file da caricare (o clicca qui)’ occorre caricare il file contenente le C.U. di tutti i dipendenti interessati.

Completato il caricamento comparirà la schermata sottostante. Per proseguire è sufficiente cliccare su “Lista elaborazioni”.

Cliccando su “Lista elaborazioni” comparirà l’elenco di tutte le elaborazioni effettuate nel corso del tempo, nella prima riga sarà riportata l’ultima elaborazione eseguita con lo stato di avanzamento dell’elaborazione.

Cliccando sul pulsante “Seleziona” in fondo ad ogni riga a destra, si accederà al dettaglio della relativa elaborazione.

In rosso verranno evidenziate le C.U. che presentano errori che non potranno essere quindi, così’ come sono, essere distribuite all’utente finale se non previa risoluzione manuale tramite apposito pulsante “Risolvi” posto in fondo ad ogni riga a destra.

Per confermare l’elaborazione sarà sufficiente cliccare sul tasto “Conferma elaborazione”.

Tramite la funzione di conferma elaborazione il sistema si occuperà di distribuire ad ogni singolo dipendente la C.U. di propria competenza. Allo stesso verrà notificata la ricezione di un nuovo file C.U. tramite email o sms a seconda della configurazione iniziale.

Tornando all’elenco C.U., l’utente Amministratore Consulente potrà, tramite appositi pulsanti posti a sinistra del tasto ‘Cerca’ nella dashboard dei filtri di ricerca, effettuare il download del report, in formato CSV e/o PDF, riportante il riepilogo dei file elaborarti e per ognuno di essi l’informazione se lo stesso è stato scaricato o meno dal dipendente.

Documenti aziendali

Al click sulla voce di menù di sinistra “Documenti aziendali” il Consulente accederà all’elenco dei documenti aziendali caricati e pubblicati con possibilità di applicare parametri di ricerca tramite appositi filtri posizionati a sinistra della schermata stessa.

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde ‘Nuovo file’ è possibile importare i documenti aziendali rivolti all’amministratore dell’azienda e/o ad uno o più dipendenti.

Per caricare un documento aziendale occorre:

• Inserire la descrizione del file – titolo
• Caricare il documento da condividere
• Selezionare l’azienda d’interesse
• Seleziona la modalità
• Se il documento è rivolto ad uno o più dipendenti, selezionare i dipendenti ai quali si vuole inoltrare il documento
• Cliccare sul tasto ‘Invia’ per concludere l’operazione ed inviare la notifica al/ai destinatari/o.

Prospetti aziende

Al click sulla voce di menù di sinistra “Prospetti aziende” l’utente accederà all’elenco dei prospetti aziendali caricati e pubblicati con possibilità di applicare parametri di ricerca tramite appositi filtri posizionati a sinistra della schermata stessa.

Importazione e pubblicazione Prospetti aziendali

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde “Importa file per aziende” è possibile importare i prospetti di una o più aziende.

Al fine di effettuare l’import:

• Inserire una Descrizione/Titolo
• Inserire il Flag se occorre inoltrare, via email, la notifica all’utente che ha eseguito l’upload al termine del caricamento
• Nella dashboard “trascina il file da caricare (o clicca qui)” occorre caricare il file rivolto all’azienda.

Completato il caricamento, per proseguire sarà sufficiente cliccare su “Lista elaborazioni”.

Cliccando su “Lista elaborazioni” comparirà l’elenco di tutte le elaborazioni effettuate nel corso del tempo, nella prima riga sarà riportata l’ultima elaborazione eseguita.

Cliccando sul pulsante “Seleziona” in fondo ad ogni riga a destra, si accederà al dettaglio della relativa elaborazione.

In rosso verranno evidenziati i prospetti che presentano errori che non potranno essere quindi distribuiti all’utente finale.

Per confermare l’elaborazione sarà sufficiente cliccare sul tasto “Conferma elaborazione”.

Tramite la funzione di conferma elaborazione il sistema si occuperà di distribuire ad ogni singola azienda il relativo prospetto aziendale. All’amministratore di ogni azienda verrà notificata la ricezione di un nuovo file tramite email o sms a seconda della configurazione iniziale.

Documenti personali

Al click sulla voce di menù di sinistra ‘Documenti personali’ l’utente accederà all’elenco dei documenti personali caricati e pubblicati con possibilità di applicare parametri di ricerca tramite appositi filtri posizionati a sinistra della schermata stessa.

Importazione e pubblicazione Documenti personali

Cliccando sull’apposito pulsante posto in alto a destra di colore verde ‘Importa documenti personali’ è possibile importare i documenti di uno o più dipendenti.

Al fine di effettuare l’import:

• Inserire una Descrizione/Titolo
• Inserire il Flag se occorre inoltrare, via email, la notifica all’utente che ha eseguito l’upload al termine del caricamento
• Nella dashboard “trascina il file da caricare (o clicca qui)” occorre caricare il file rivolto al dipendente.

Completato il caricamento, per proseguire sarà sufficiente cliccare su “Lista elaborazioni”.

Cliccando su tale pulsante comparirà l’elenco di tutte le elaborazioni effettuate nel corso del tempo, nella prima riga sarà riportata l’ultima elaborazione eseguita.

Cliccando sul pulsante “Seleziona” in fondo ad ogni riga a destra, si accederà al dettaglio della relativa elaborazione.

In rosso verranno evidenziati i documenti che presentano errori che non potranno essere quindi distribuiti all’utente finale.

Per confermare l’elaborazione sarà sufficiente cliccare sul tasto “Conferma elaborazione”.

Tramite la funzione di conferma elaborazione il sistema si occuperà di distribuire ad ogni singolo dipendente il relativo documento personale. All’utente verrà notificata la ricezione di un nuovo file tramite email o sms a seconda della configurazione iniziale.

Report

Cliccando sull’icona “Report” si accede al riepilogo delle pubblicazioni.

Nel dettaglio possono essere consultati tre cruscotti:

1. Riepilogo pubblicazioni – nel cruscotto si verificano i numeri dei documenti pubblicati prescindendo dal mese di competenza del cedolino
2. Riepilogo paghe per competenza – nel cruscotto si verificano le competenze dei cedolini prescindendo dal periodo/mese di pubblicazione
3. SMS – nel cruscotto si verifica il numero degli sms inviati.